|
|
|
||
|
Last update: Mgr. Martin Kindl (22.04.2020)
elektronickému úřadování institucí a zabývá se typy úředních písemností v současnosti. Naučí aplikovat metody klasické diplomatiky na tyto úřední dokumenty a pracovat s nimi. Hlavní témata: Základní pojmy; literatura a prameny; diplomatické kategorie 21. století; písemnosti státní správy; písemnosti městské správy; písemnosti soukromých subjektů; písemnosti církevních institucí; písemnosti školské správy. Součástí semináře je odborná exkurze do instituce spravující předmětné úřední písemnosti. Šebánek, J., Fiala, Z., Hledíková, Z., Česká diplomatika do roku 1848. Hochedlinger, M., Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. VALÁŠEK Hubert, K otázce archivnictví 21. století – více informatiky a méně historie? In: Zpravodaj pobočky České informační společnosti, 49, 2005, s. 97–102. Aktuální průběžně vycházející literatura, zejména česká, německá, rakou ská a polská. Spisové a skartační řády různých soudobých institucí. |
|
||
|
Last update: Mgr. Jan Dobeš, Ph.D. (31.10.2019)
Diplomatika je pomocná věda historická, zabývající se studiem úředních písemností. Vznikla jako obor, pomáhající určit pravost původně listin jako nejvýznamnější kategorie diplomatického materiálů, písemností s právním obsahem. Vytvořila metodologii popisu vnitřních a vnějších znaků úředních písemnosti, na jejichž základě lze charakterizovat nejen samotné listiny, ale i úřední knihy a aktový materiál. Zároveň popisuje prostředí, ve kterém se úřední písemnosti vyskytují, tj. zabývá se vznikem a fungováním kanceláří, které úřední písemnosti produkovaly a produkují, a v návaznosti na to i spisovnami a archivy, kde jsou ukládány písemnosti s trvalou výpovědní hodnotou. Dále sleduje různá prostředí ve smyslu církevního, panovnického, městského, školního apod., která se v průběhu staletí také vyvíjejí. Dějiny diplomatiky jako vědy jsou již poměrně dlouhé, zahrnují práci historiků několika staletí. Zachycují měnící se situaci v oblasti úředních pramen a řeší mnoho různých aspektů. Mimo mnoha jiného řeší i otázku, zda lze na diplomatiku pohlížet jako na jednotnou vědu pro celé období existence úředních dokumentů, zda novověké úřední písemnosti nelze pojímat. Důvodem je to, že charakter písemností se v průběhu staletí měnil. Listiny zjednodušovaly postupně svou strukturu při zachování základního znaku: obsahu trvalé hodnoty s právním dopadem. Měnil se i význam úředních knih, i význam aktového materiálu. A měnilo se i kvantum produkovaného úředního materiálu ve smyslu nárůstu jeho objemu. Po staletí byly též úřední písemnosti psány na papíru, maximálně písemnosti nejvyšší hodnoty, tedy listiny, na pergamenu. Po dlouhá staletí byly psány rukou, později tištěny, od konce 19. století na psacím stroji. Smyslem předmětu je přiblížit specifika a dynamiku posledního období, tj. přibližně posledních dvaceti až třiceti let s výhledem do budoucnosti. Mezi tato specifika patří zejména přechod od analogových k elektronickým dokumentům. V současné době, tedy v době transformace forem práce s dokumenty je stále třeba znát typické znaky obou forem. Analogové dokumenty Analogové, znamená dokumenty v papírové formě. Při práci s analogovými dokumenty je zcela jednoznačně nutné ovládat metody klasické diplomatiky. Ta se ve své podstatě dělí na diplomatiku
Diplomatika 21. století se bude soustřeďovat zejména na systematickou diplomatiku, protože ostatní dvě části studenti probírají podrobně během bakalářského studia. Studenti se seznámí s fázemi vzniku písemností, mezi něž patří
Terminologie, se kterou se pracuje, vychází ze znalosti těchto částí, tedy s
psací látku - papír, který byl ve starších obdobích považován za málo slavnostní. Důležitým znakem není jen obecný typ psací látky, ale i její bližší určení. Papír se liší gramáží, způsobem výroby apod. formát - tvar a velikost písemnosti. Je z velké části závislý na druhu psací látky. V současnosti standardizovaný formát, splňují mezinárodní standard ISO 216. Tento standard byl roku 1922 přijat v Německu jako DIN 476 (ovšem některé z formátů byly definovány už za Velké francouzské revoluce v rámci přechodu na metrický systém, tyto formáty však časem upadly v zapomnění). Československo přijalo tento standard v roce 1953. Dnes platí v Česku norma „ČSN EN ISO 216“, která tyto formáty přejímá. linkování (inkoust) - na ručně psaných analogových písemnostech, spíše výjimky; si až do19. století připravovali písaři sami, proto může být značně variabilní. V minulosti byl využíván zejména duběnkový inkoust, dnes spíše podpisy, poznámky a přípisky kancelářského původu - podpisy vydavatelů a další kancelářské poznámky. Jsou mezi nimi poznámky korektorů, taxátorů, poznámky registrátorské (o zápisu do register) i příjemecké poznámky, platí i pro elektronické dokumenty - v elektronické podobě. ověřovací prostředky - podpisy, elektronické podpisy atd.
(původně listiny, zjednodušeně i u dalších písemností) jazyk - spolu s rozborem písma poskytuje řadu údajů o původu písemnosti. Čeština se objevuje od 14. století. Na dokumentech po roce 1990 přibývá angličtiny. skladba písemnosti - souhrn formulí, uspořádaných do logického celku. Skladba závisí na právním obsahu a formě vyhotovení písemnosti (slavnostní či jednoduchá) i na zvyklostech každé kanceláře. V rámci práce s částmi písemností je třeba znát a umět v písemnosti najít následující části, které jsou nezbytnou součástí písemností s právní platností: Intitulace - jméno a titul vydavatele listiny. Adresa - jméno a hodnost příjemce/příjemců Dispozice - vlastní právní jádro listiny, nejdůležitější formule. Datace - údaje o době, případně místě vzniku listiny. V novodobých písemnostech mohou být uvedeny v libovolném pořadí. V elektronické podobě mají dokumenty nejčastěji podobu databáze, i tam však písemnosti s významnější, nejčastěji právní platností mají uvedené části. Podstatnou součástí výuky předmětu je nalézt uvedené části v dokumentu a správně je zaznamenat do databáze. styl (též diktát) - individuální styl písaře či kanceláře. subjektivní koncepce - vydavatel jmenován v 1. osobě objektivní koncepce - vydavatel jmenován v 3. osobě
Pokud jde o elektronické zpracovávání písemností, předpokládá se podrobné seznámení: s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce se zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů se zákonem č. 300/2008 Sb., zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
Slovník základních pojmů, které předmět používá: Analogový dokument je dokument v listinné podobě, obrazové a zvukové nosiče mimo disket, DVD, CD, přenosných nosičů dat. Autorizovaná konverze dokumentů je úplné převedení analogového dokumentu do elektronického dokumentu, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky (autorizace); a naopak úplné převedení elektronického dokumentu do analogového dokumentu, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Dokument, který provedením této konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl.
Certifikát je datová zpráva, která je vydána kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb, spojuje data pro ověřování elektronických podpisů s podepisující osobou a umožňuje ověřit její identitu, nebo spojuje data pro ověřování elektronických značek s označující osobou a umožňuje ověřit její identitu.
Číslo jednací slouží k identifikaci dokumentů. Obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku nebo systému elektronické spisové služby a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, v němž je dokument evidován, popřípadě označení nebo zkratku označení organizační jednotky původce nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.
Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, umožňuje-li to povaha dokumentu. Dokument je v širším slova smyslu každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či elektronické, který je spojen s činností původce (byl jím vytvořen nebo mu byl doručen), včetně evidenčních pomůcek jakéhokoli druhu a formy. Elektronická podatelna je zařízení elektronického systému spisové služby umožňující příjem, vyhledávání, předávání a odesílání elektronických dokumentů. Slouží k provádění úkonů prostřednictvím datové schránky a veřejné sítě internet (e-mailu), tj. k příjmu, vyhledávání, předávání a odesílání elektronických dokumentů, které byly prostřednictvím datové schránky nebo internetem doručeny nebo budou jejich prostřednictvím odeslány. Elektronický systém spisové služby (ESSL) je informační systém určený ke správě dokumentů ve smyslu ustanovení § 2 písm. l) a § 63 odst. 3 a 4 zákona č. 499/2004 Sb. Evidenční pomůcky (viz elektronický systém spisové služby, podací deník, samostatné evidence). Pracoviště zabezpečí evidenční pomůcku proti pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití. Pokud pracoviště používá v evidenčních pomůckách zkratky, je povinno uvést jejich seznam s vysvětlivkami do přílohy svého spisového řádu a tento seznam průběžně aktualizovat. Iniciační dokument je první dokument, na jehož základě je založen nový spis nebo věcné řízení. Jednoznačný identifikátor dokumentu (JID) je znak neoddělitelně spojený s dokumentem zajišťující jeho nezaměnitelnost a jedinečnost. Každý záznam v elektronickém systému spisové služby je automaticky označen jednoznačným identifikátorem, kterým je údaj v metadatech. JID obsahuje zejména označení nebo zkratku pracoviště AV ČR a alfanumerický kód. Je-li pro JID užit otisk podacího razítka, popř. jiný technologický prostředek podobného určení, nemusí obsahovat alfanumerický kód. Metadata obsahují data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentu a jeho správu v průběhu času. Podací deník obsahuje údaje o dokumentech, tj. údaj, kdy dokument došel nebo byl odeslán, o jeho původci či adresátovi, o jeho obsahu, vyřízení, místě uložení atd. Zpravidla bývá veden v písemné (analogové) podobě jako kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem původce (pracoviště), pro něž je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem všech listů. Podací deník je základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v listinné podobě. Pracoviště zabezpečí podací deník proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.
Původce je každý, z jehož činnosti dokument vznikl; a za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Původcem je tedy každé pracoviště AV ČR, které vede vlastní spisovou službu.
Spis je uspořádaný soubor dokumentů pojednávajících nebo vztahujících se k jedné věci, navzájem spolu věcně souvisejících a vyřazovaných zpravidla pod stejným spisovým znakem. Spis je vytvářen následujícími způsoby: 1) Priorace - spojování dokumentů vztahujících se k jedné věci. 2) Sběrný arch je používán zpravidla při správním řízení podle zákona č. 500/2004 Sb.
Spisová značka je evidenční znak spisu. Spisovou značkou je zejména číslo jednací iniciačního nebo jiného pracovištěm určeného dokumentu vloženého ve spisu; číslo jednací sběrného archu; popř. název nebo jiné označení, které pracoviště pro své účely obvykle užívá, či je z jiných důvodů považuje za účelné.
Základní evidenční pomůcka je podací deník nebo elektronický systém spisové služby.
Podmínky klasifikace: Součástí předmětu budou dvě exkurze na pracoviště, kde je rozvinutá práce na digitalizaci úředních písemností 20. století (např. archiv UK nebo Národní archiv) a jejich zpřístupnění moderními metodami širokému spektru badatelům. Ke klasifikaci bude třeba absolvovat písemný test, a připravit rozbor elektronického dokumentu na základě diplomatických metod.
Literatura Fejlková, Alena, Správní vývoj a diplomatika písemností resortu energetiky v Československu v letech 1945-1969. In: Sborník archivních prací 38, č. 2, 1988, s. 483-525. Fiala, Zdeněk, Diplomatika jedna - nebo dvě? (Několik úvah). In: Archivní časopis. Praha : Archivní správa Ministerstva vnitra 10, č. 1, 1960, s. 1-18. Hlaváček, Ivan, Kašpar, Jaroslav, Nový, Rostislav, Vademecum pomocných věd historických. Praha - 1. vyd. 1988, 2. vyd. 1993, 3. vyd. 2002, 4. vyd. 2007 Hoffmann, František, Městská diplomatika a správa z hlediska současné městské historiografie. Acta Universitatis Carolinae : Philosophica et historica č. 1, 1992, s. 81-84. Z pomocných věd historických X. Hochedlinger, Michael, Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit, Vídeň 2009, 292 s. Krafl, Pavel, Editorství a edice středověkých pramenů diplomatické povahy na úsvitu 21. století: směry - tendence - proměny. Praha 2016. 239 stran, xvi stran barevných obrazových příloh (Práce Historického ústavu AV ČR. Řada C, Miscellanea; 24 Opera Instituti historici Pragae. Series C, Miscellanea; 24) Meisner, Heinrich Otto. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. 2. durchges. Aufl. Leipzig: Koehler & Amelang, 1952. 241 s. Růžička, Jindřich, Naše archivy a diplomatika novodobých písemností. In: Archivní časopis 12, č. 1, 1962, s. 37-42. Schwippel, Jindřich, Diplomatika před rokem 2.000. In: Marginalia Historica : sborník prací Katedry dějin a didaktiky dějepisu Pedagogické fakulty Univerzity Karlovy Praha 1, 1996, s. 80-84. Sviták, Zbyněk, Diplomatika jedna, ne dvě! (Několik úvah), in: Bláhová, Marie, Holá, Mlada, Woitschová, Klára (eds.): Pomocné vědy historické v současné historiografii a archivnictví, Praha Karolinum 2017, s. 103 - 117. Valášek, Hubert. K otázce archivnictví 21. století - více informatiky a méně historie? In: Zpravodaj pobočky České informační společnosti, 49, 2005, s. 97-102. Vojtíšek, Václav, O vývoji methody diplomatické a jejích potřebách. Václav Vojtíšek. In: Sborník historický 2, 1954, s. 5-38.
|