Zaznamenat (papírovou poštou) došlý návrh:
- koho se týká (t.j. uchazeč)
- čeho se týká (obor habilitace a navrhované téma či témata přednášky)
- datum přijetí návrhu
Referent zkontroluje, zda fakulta má akreditaci pro daný obor habilitace. Pokud ne, vrátí návrh uchazeči.

Poznamenat, zda návrh obsahuje všechny náležitosti a případně vložit (papírovou poštou došlý) návrh do aplikace - naskenovat dokumenty a zadat do počítače jejich metadata. Dokumentaci předložit děkanovi k vyjádření.
Pokud návrh neobsahuje všechny náležitosti, uvést seznam chybějících položek a nastavit uchazeči lhůtu pro doplnění.

Vložit do aplikace jména členů habilitační komise (navržené děkanem), předtím je nutno si vyžádat jejich souhlas. Pak vytisknout návrh na jmenování komise pro jednání Vědecké rady fakulty (do 1 měsíce od podání nebo doplnění).
V tomto kroku se seznam členů může víckrát změnit, než se vytiskne a postoupí Vědecké radě, protože komunikace s potenciálními členy komise probíhá mimo aplikaci.

Zaznamenat do aplikace výsledek hlasování vědecké rady fakulty o složení habilitační komise (počet hlasů PRO, PROTI, NEPLATNÉ).
Pokud je výsledek negativní, vrací se do kroku jmenování habilitační komise.

Vytisknout jmenovací dopisy pro členy habilitační komise (k odeslání papírovou poštou).

Zaznamenat do aplikace jmenování oponentů (dle doporučení komise), předtím je však nutno si vyžádat jejich souhlas.
Tento krok může po zaregistrování do aplikace provádět i pověřený člen komise.
Upozornění: po stisknutí tlačítka "Oponenti jmenováni" budou oponentům rozeslány dopisy s žádostí o posudek a proto je nutno předem dobře zvážit, zda je seznam oponentů kompletní a definitivní.

Na vyžádání pověřeného člena habilitační komise vytisknout pro vybrané oponenty jmenovací dopis (k odeslání papírovou poštou) a spolu se žádostí o vypracování oponentského posudku a kopií habilitační práce uchazeče je rozeslat oponentům.

Zadat posudky habilitační práce od oponentů do aplikace.

Vytisknout pro komisi podklady (znění posudků oponentů). Vložit do aplikace informace z podkladů (návrh + další vnější zdroje) a usnesení komise s odůvodněním. Zaznamenat do aplikace výsledek hlasování komise (PRO, PROTI, NEPLATNÉ). Vytisknout usnesení a jeho odůvodnění k podpisu předsedy komise.
Tento krok může po zaregistrování do aplikace provádět i pověřený člen komise.

Doplnit datum jednání vědecké rady fakulty, na kterém bude návrh projednáván.

Zaznamenat do aplikace výsledek hlasování vědecké rady fakulty (PRO, PROTI, NEPLATNÉ).
V případě zamítnutí návrhu referentka fakulty vytiskne uchazeči sestavu P14.