Zaznamenat (papírovou poštou) došlý návrh:
- koho se týká (t.j. uchazeč)
- čeho se týká (obor jmenování a navrhované téma či témata přednášky)
- datum přijetí návrhu
- kdo návrh podal (uchazeč, děkan, rektor, VR fakulty)
Referent zkontroluje, zda fakulta má akreditaci pro daný obor jmenování. Pokud ne, vrátí návrh tomu, kdo jej podal.

Poznamenat, zda návrh obsahuje všechny náležitosti a případně vložit (papírovou poštou došlý) návrh do aplikace - naskenovat dokumenty a zadat do počítače jejich metadata. (Zahrnuje případné další reference vyžádané děkanem.)
Dokumentaci předložit děkanovi k vyjádření.
Pokud návrh neobsahuje všechny náležitosti, uvést seznam chybějících položek a nastavit uchazeči lhůtu pro doplnění.

Vložit do aplikace jména členů hodnotící komise (navržené děkanem), předtím je nutno si vyžádat jejich souhlas. Pak vytisknout návrh na jmenování komise pro jednání Vědecké rady fakulty. (do 1 měsíce od podání nebo doplnění)
V tomto kroku se seznam členů může víckrát změnit než se vytiskne a postoupí Vědecké radě, protože komunikace s potenciálními členy komise probíhá mimo aplikaci.

Zaznamenat do aplikace výsledek hlasování vědecké rady fakulty o složení hodnotící komise (počet hlasů PRO, PROTI, NEPLATNÉ).
Pokud je výsledek negativní, vrací se do kroku jmenování hodnotící komise.

Vytisknout jmenovací dopisy pro členy hodnotící komise (k odeslání papírovou poštou).

Vložit do aplikace informace z podkladů (návrh + další vnější zdroje) a usnesení komise s odůvodněním.
Zaznamenat do aplikace výsledek hlasování komise (PRO, PROTI, NEPLATNÉ).
Vytisknout usnesení a jeho odůvodnění k podpisu předsedy komise.
Tuto aktivitu může po zaregistrování do aplikace provádět i pověřený člen komise.