V praxi se občas vyskytne potřeba zpětně zúčtovat situaci, která nebyla v měsíci, do kterého patří známa a tím ani zúčtována. Řešení takového problému bývá označováno jako zpětný přepočet.

Ve většině případů se však jedná o požadavek zpětného přepočtu za právě uzavřený měsíc, kdy se po provedení mzdové uzávěrky dodatečně zjistí, že došlo k chybám. Příčin může být mnoho, nejčastější jsou chybné či chybějící vstupní doklady. K tomu přispívá rozptýlení zodpovědnosti za správnost prvotních dokladů, opožděné odevzdávání potřebných podkladů a to z objektivních či subjektivních příčin. Důsledkem chyby je vždy však to, že zaměstnanec nedostane „správně“ vyplacenou mzdu a náhrady podle skutečnosti (třeba i dodatečně prokázanou). Řešením je zúčtování vzniklých rozdílů v následujícím období.

Kromě chyb v částkách ale velmi často vznikají i chyby ve vykázaných dobách. Neprojde-li doklad dovolenky, pak za dobu dovolené mohl zaměstnanec dostat mzdu a případné příplatky za odpracovanou dobu. Zpětný přepočet pak musí namísto mzdy a odpracované doby zpětně dosadit dovolenou včetně náhrady. Neodpracovaná doba např. nemoci však hraje podstatnou roli pro oblast nemocenského a důchodového pojištění. Proto je v takovýchto případech někdy podle legislativy nutné přepočítat i započtené doby či částky pro budoucí použití.

Na druhé straně se při uzavření měsíce výsledky této uzávěrky předávají mimo mzdový systém. Jedná se hlavně o předávání dat spolupracujícím součástem informačního systému organizace (účetnictví, bankovní modul pro zasílání sražených částek). Jedná se však také o předávání dat mimo organizaci formou hlášení a statistik, například hlášení zdravotním pojišťovnám o vyměřovacích základech a pojistném. Takovéto výstupy uzavřeného měsíce již nelze měnit.

Úkolem zpětného přepočtu tedy je najít optimální cestu, jak opravit „mzdy“ podle opravdové skutečnosti a přitom správně provést zásahy do interní evidence dat tak, aby všechny výstupy byly pro uzavřený měsíc stejné jako dosud a aby byly správné z hlediska dopočtu částek a promítnutí dob v následujících obdobích.

Připravené řešení nechce být plně univerzální pro všechny i okrajově možné situace. Chce být nástrojem uživatele pro řešení obvyklých situací zpětných přepočtů a to pokud možno jednoduchou formou, která uživateli umožní provést potřebné operace a neodradí ho svou složitostí od používání.

PS: Do zpětných přepočtů není zahrnuto řešení situace výplata odměny zaměstnance se zaměstnáním malého rozsahu po skončení PV, která se z hlediska nemocenského a důchodového pojištění považuje za příjem měsíce ukončení. Tato situace je řešena běžným výpočtem mzdy a načítáním dat pro ELDP jako dosud.

2 Zásady řešení

- Zpětný přepočet je možno provádět zpětně i za více měsíců; interní omezení je maximálně zpětně za leden předchozího roku z důvodu zachování legislativní podpory od tohoto měsíce v algoritmech výpočtů.

- Zpětný přepočet je součástí běžného výpočtu mzdy a je tedy ho možno provádět individuálně i hromadně.

- Zpětný přepočet se týká pouze výpočtů do hrubé mzdy (brutto, časová a příjmová bilance) a zde zjištěných rozdílů. V žádném případě se nezjišťují rozdíly vzniklé na pojištění, daních, srážkách apod. Tam musí být zachována skutečnost podle částek skutečně zúčtovaných, i když chybných. Jejich oprava se projeví se zaúčtováním rozdílových (korekčních) SLM.

- Zpětný přepočet probíhá na základě uživatelem zadávaných opravných dat (opravné SLM) pro opravované období.

- Zadání oprav dob pro minulá období umožňuje přidat novou SLM nebo stornovat původní SLM či její časově určenou část.

- Program zjistí výskyt opravných SLM ve vstupech

o buď podle zadaného období vzniku, které je jiné než právě aktuální počítané období,

o nebo na základě zadaného datum od platnosti zadávané SLM. Z tohoto datumu se určí období, které se má zpětně přepočítávat.

- Automaticky vzniklé korekční SLM z předchozích období jsou odlišeny speciálním původem vzniku 88 výsledek zpětného přepočtu a obdobím vzniku podle období opravovaných dat

- Zpětný přepočet čerpá prioritně z hodnot archivovaných pro opravované období (tarify, kalendáře, účast na pojištění, …), pro ostatní pak podle průběžné evidence a zde podle hodnot platných v opravovaném období.
Lze však zadat iniciační vstupní SLM, která způsobí, že se všechny hodnoty pro opravované období budou čerpat z průběžné evidence pro toto období

- Zpětný výpočet zapisuje do evidence opravovaného období korekce oproti původně zaevidovaným hodnotám. Jedná se zejména o „zápočty“ pro ELDP a DVZ, čerpání dovolené.

Pro další výklad si definujme následující pojmy:

běžné období … období zúčtování, ve kterém se provádí výpočet mzdy, a to i v případě, že se provádí zpětný přepočet za některá předchozí období,

opravované období … období zúčtování, které chceme zpětným přepočtem opravit,

opravná SLM … SLM, která iniciuje zpětný přepočet,

korekční SLM … SLM vzniklá jako výsledek zpětného výpočtu za opravované období porovnáním s původním výpočtem za toto období.

Příklad:

Při výpočtu mzdy za 2010-05 chceme zaměstnanci promítnout opravy nesprávného zpracování za 2010-04. V tomto příkladu je

běžné období = 2010-05

opravované období = 2010-04

3 Legislativa

Protože neexistuje žádná zákonná úprava, která by se problematiky zpětných přepočtů komplexně týkala, musí se vycházet z obecně platných předpisů pro odměňování, odvody, daně, účetnictví a hlavně z jejich zásad a z výkladů příslušných úřadů.

Obecně se dá říci, že se legislativa „nebrání“ zpětnému přepočítání v případě potřeby. Pokud však není jinak řečeno, vzniklé rozdíly se považují za hodnoty běžného období.

3.1 Odvody a daně

Zpětný přepočet se týká pouze výpočtů do hrubé mzdy (brutto, časová a příjmová bilance) a zde zjištěných rozdílů. V žádném případě se nezjišťují rozdíly vzniklé na pojištění, daních, srážkách apod. Tam musí být zachována skutečnost podle částek skutečně zúčtovaných i když chybných. Jejich oprava se projeví se zaúčtováním korekčních SLM.

Všechny korekce z minulých měsíců se tedy zpracují se mzdami v aktuálním období, a to včetně pojištění a daně, které se spočítají podle běžně měsíčně zúčtovaných částek + korekcí. Žádné rozdíly ve fiktivně počítaném pojištění a daní za minulá období se neprovádí. Případné rozdíly a nespravedlnosti lze srovnat pouze v dani v rámci ročního zúčtování, pokud si o něj zaměstnanec požádá.

3.2 Průměrný výdělek

Oproti některým výkladům z dřívější doby je současný pohled na průměrný výdělek v situaci zpětného přepočtu dán Zákoníkem práce, kde se vychází ze mzdy či platu zúčtovaného zaměstnanci k výplatě. Jestliže se tedy výsledky zpětného přepočtu zúčtovávají v běžném období, pak se jak částka, tak doba zahrnují do běžného období – a to včetně doby z opravovaného období.

3.3 Vyměřovací základ a vyloučené doby pro ELDP [CZ]

Zde vycházíme z výkladu odborných pracovníků ČSSZ z oblasti důchodového pojištění:

ELDP je dlouhodobá záležitost a „pojištěnost“ zaměstnance v jednotlivých měsících je podstatnou hodnotou.

Vyloučené doby vyvolané zpětným přepočtem vždy korigují vyloučené doby v opravovaných obdobích.

Jiná situace je v oblasti započtených příjmů do opravovaných období.

Vzhledem k tomu, že při zpětném zúčtování započitatelného příjmu v praxi nedochází k opravě se všemi důsledky v oblasti pojistného za opravované měsíce (opravné Přehledy za opravovaná období se nevytvářejí a o přeplatek na pojistném za opravovaný měsíc není žádáno/nedoplatek není doplácen), lze podle výkladu ČSSZ započitatelný příjem zúčtovaný zpětným přepočtem považovat za příjem měsíce, ve kterém byla oprava příjmu provedena (ve kterém byl zpětný přepočet proveden). EGJE akceptuje toto řešení a zpětně zúčtovaný započitatelný příjem považuje z hlediska ELDP za příjem období, ve kterém byl zpětný přepočet proveden.

Pokud by však byla provedena zpětná oprava mzdy se všemi důsledky v oblasti pojistného v opravovaném měsíci - tedy že byl za opravovaný měsíc podán opravný Přehled a že bylo za opravovaný měsíc doplaceno pojistné či bylo požádáno za tento měsíc o vratku pojistného – patří korigovaný započitatelný příjem do opravovaného/opravovaných období. Tento způsob však EGJE neřeší, je nutno zadat ručně korekci započitatelného příjmu/VZ jako korekci VZ do jednotlivých opravovaných období.

3.4 Vyměřovací základ a vyloučené doby pro DVZ [CZ]

Zde vycházíme z výkladu odborných pracovníků ČSSZ z oblasti nemocenského pojištění:

Nelze zpětně měnit vyměřovací základ, neboť se z něho odvedlo pojištění, a protože vyměřovací základ se počítá z příjmů zaměstnance, které jsou zaměstnanci v běžném období zúčtovány. I tento výklad ČSSZ vychází z praxe, že oprava zúčtovaného příjmu nebývá v opravovaných obdobích provedena se všemi důsledky z hlediska pojistného.

Oproti tomu v případě vyloučených dob se musí vycházet z toho, jaký byl v měsíci skutečný počet vyloučených dnů. Průběžné rozhodné období pro zjišťování DVZ, tj. posledních 12 kalendářních měsíců většinou eliminuje vzniklé (a „nelogické“) rozdíly.

Celkově tedy započtený příjem zůstává příjmem běžného období, ale vyloučené doby se promítají do opravovaného měsíce. V realizaci se vyloučené doby promítají do korekcí.

4 Zadávání dat pro zpětný přepočet

Pro zpětné přepočty není v zásadě zapotřebí žádný nový formulář, protože zpětný přepočet za opravované období probíhá jako součást výpočtu za běžný měsíc.

Pro zpětný přepočet jsou tedy podstatné měsíční vstupní složky mezd za opravované období. Ty se zadávají obvyklým způsobem, tj.

- ručním zadáním na formuláři Vyp01,

- importem SLM (Vyp05, Vyp06),

- z docházky či schvalování SLM (Vyp01, Ext.vstupy)

Při zadávání vstupů z docházky a importu SLM není v této etapě řešení plná podpora veškeré funkčnosti (storno).

Zpětný přepočet lze samozřejmě provádět i v případě, že vstupy za opravovaný měsíc byly pořízeny pomocí docházkových systémů, případně importovány z externích zdrojů a jsou viditelné na Vyp01, záložce Externí vstupy.

4.1 Kdy se provádí zpětný přepočet

Výpočet mzdy na začátku zpracování hledá, zda mezi vstupními SLM existuje nějaká SLM, která spadá do jiného období než je běžné období. Pro odlišení se vyhodnocují hodnoty položek

- období vzniku … jestliže je zadaná hodnota jiná než běžné období, iniciuje se tím zpětný přepočet za toto období
Např.: V běžném období 2010-05 zadáme SLM a na ní období vzniku 2010-04. Důsledkem je zpětný přepočet za opravované období 2010-04.

- datum od … jestliže je zadaná hodnota menší než první den běžného období, iniciuje se tím zpětný přepočet za kalendářní měsíc, do kterého datum od spadá (=opravované období).
Toto ovšem neplatí, pokud je zadáno zdrojové období shodné s běžným zúčtovacím obdobím.
Např.: V běžném období 2010-05 zadáme SLM dovolené od 20.4 do 28.4. Důsledkem je zpětný přepočet za opravované období 2010-04.

Takto nalezená SLM se označuje jako opravná SLM.

V případě, že se mezi vstupními SLM objeví opravná SLM, tj. SLM která iniciuje zpětný přepočet, provede se nejprve zpětný přepočet za zjištěné opravované období a až poté výpočet za běžné období.

V případě, že se mezi vstupními SLM objeví opravné SLM, které iniciují zpětný přepočet za několik opravovaných období, provede se postupně zpětný přepočet za všechna opravovaná období a to v pořadí od „nejstaršího“ a nakonec výpočet za běžné období.

Upozornění:

-        pro iniciaci zpětného výpočtu za více měsíců pomocí zadávaného datumu je zapotřebí zadat více vstupních SLM s příslušnými datumy. Například jestliže chcete v běžném období květen 2010 zpětně zadat dovolenou na období 29.3 – 4.4, pak je nutno zadat dvě vstupní SLM
-       29.3 až 31.3
-       1.4 až 4.4

- pokud však zadávaná SLM začíná v měsíci předcházejícím běžnému období, pak je automaticky rozdělena na část zpracovávanou zpětným přepočtem a na část zpracovávanou běžným výpočtem. Například jestliže chcete v běžném období květen 2010 zadat dovolenou na období 29.4 – 6.5, stačí zadat jednu SLM od 29.4 do 6.5. Období vzniku nezadávejte.

4.2 Odlišnosti při zadávání dat pro zpětný přepočet

Při zadávání dat pro zpětný přepočet je zapotřebí si uvědomit, že výpočet probíhá jako obvyklý výpočet mzdy, ale za opravované období.

Využívá se přitom vstupních SLM, které byly původně zadány při běžném zpracování za opravovaný měsíc. Pokud není zadán jiný vstup, než byl použit původně, pak by měl být stejný výsledek, to ale určitě není cílem zpětného přepočtu. Naopak je zapotřebí upravit vstupy tak, abychom dosáhli při zpětném přepočtu správný výsledek. K tomu zadáváme vstupní SLM v běžném období s cílem iniciovat či „vyprovokovat“ zpětný výpočet za opravované období.

Například při výpočtu za 2010-04 nebylo zadáno čerpání dovolené od 20.4 do 28.4. Při zpracování za běžné období 2010-05 stačí zadat SLM dovolené na uvedené dny a zpětný přepočet proběhne.

V tomto příkladu se zadaná SLM připojí k seznamu SLM, které byly běžně zpracovány při výpočtu za 2010-04.

Nastává samozřejmě i opačná situace. Například při výpočtu za 2010-04 bylo zaměstnanci omylem zadáno čerpání dovolené od 20.4 do 28.4. K nápravě chyby je zapotřebí zrušit toto čerpání.

K rušení původních SLM slouží položka „storno“, kterou je možno zadat na formuláři Vyp01. Smysluplnou hodnotu je „ano“, kdy požádáme o zrušení / stornování, jinak se o stornování nejedná. Příznak storno má význam pouze při zpětných přepočtech.

V příkladu omylem zadané dovolené stačí zadat do vstupů za 2010-05 SLM dovolené na stejné období 25.4 až 28.4 s příznakem storno = ano a stejným kódem doby. Zpětný přepočet za 2010-04 pak najde původní SLM dovolené zadanou ve vstupech pro 2010-04 a zruší ji. Následný výpočet za 2010-04 pak proběhne bez SLM dovolené.

Slučovací aparát funguje na SLM zadané či importované v měsíčních vstupech na formuláři Vyp01, záložky Vstup a Ext. vstupy. V případě potřeby opravit výsledky vyplývající z trvalé evidence a to včetně SLM evidovaných na formuláři Opv02, je zapotřebí data opravit na trvalých formulářích a zpětný přepočet spustit s indikační SLM 5401.

Doporučení:

Přestože EGJE umožňuje různé způsoby opravy časových položek z minulých období (viz minulá kapitola), přesto doporučujeme zjednodušený postup.

Ten spočívá v tom, že původní vstupní SLM celou stornujeme a zadáme novou platnou SLM. To také odpovídá obvyklému účetnímu postupu, kde se původní doklad stornuje a nahrazuje novým. Tento jednoduchý postup je pak lépe pochopitelný a je plně prověřen v praxi.

Počítáme s tím, že tento zjednodušený postup bude časem jako jediný použitelný a ostatní způsoby již nebudou k dispozici.

Poznámka:

Do procesu zpětných přepočtů nejsou zahrnuty SLM s kódem doby „P - žádný požadavek na dopočty časových položek (shodné jako neuvedení žádného kódu)“.

4.2.1 Detaily stornování

Stornování má smysl pouze pro časově zadané SLM.

Při nalezení opravné SLM program hledá původně zadanou SLM, kterou má stornovat. Hledání probíhá podle

- shody SLM,

- shody kódu doby ,

- překryvu datumů původní a opravné SLM,

- shody seznamu středisek SLM („nákladové středisko“).

Způsob stornování umožňuje stornovat celou nebo i část původní doby.

Příklad 1: Při výpočtu za 2010-04 bylo zaměstnanci omylem zadáno čerpání dovolené s kódem doby HSK od 20.4 do 28.4. Je zapotřebí zrušit / stornovat tu část původně zpracované SLM, která ve skutečnosti neproběhla.

[a] Čerpání dovolené ve skutečnosti proběhlo pouze od 20.4 do 25.4.
Zadáváme opravnou SLM s příznakem „storno = ano“, kódem doby HSK na období od 26.4 do 28.4. Původní SLM je tím opravena na dobu trvání od 20.4 do 25.4.

[b] Čerpání dovolené ve skutečnosti proběhlo až od 24.4 do původně zadaného 28.4.
Zadáváme opravnou SLM s příznakem „storno = ano“, kódem doby HSK na období od 20.4 do 23.4. Původní SLM je tím opravena na dobu trvání od 24.4 do 28.4.

[c] Čerpání dovolené ve skutečnosti proběhlo ve dvou částech, zaměstnanec z provozních důvodů musel přijít do práce dne 22.4
Zadáváme opravnou SLM s příznakem „storno = ano“, kódem doby HSK na 22.4 (od 22.4 do 22.4). Původní SLM je tím rozdělena na dvě SLM a to na 20.4 až 21.4 a druhá SLM na 23.4 až 28.4

Pokud je opravná SLM zadána s příznakem storno = ano a přitom nenalezne datumově odpovídající původní SLM, je tato opravná SLM ignorována.

Příklad 2: Při výpočtu za 2010-04 bylo zaměstnanci omylem zadáno čerpání dovolené s kódem doby EHK od 20.4 na 7 směn. Běžný výpočet za 2010-04 dopočetl čerpání do 28.4 a celkem 7 * 7,5 = 52,5 hod. Je zapotřebí zrušit / stornovat tu část původně zpracované SLM, která ve skutečnosti neproběhla.

[a] Čerpání dovolené však ve skutečnosti proběhlo pouze za 4 směny.
Zadáváme opravnou SLM s příznakem „storno = ano“, kódem doby EHK od 20.4 a počtem směn čerpání které neproběhlo tj. 7 – 4 = 3 směny. Původní SLM je tím opravena na datum od 20.4 a počet směn 4. Pozor - stornujeme neproběhlou dovolenou.

[b] Čerpání dovolené však ve skutečnosti neproběhlo vůbec.
V tom případě máme možnost

- zadat jako v předchozím příkladě storno od 20.4 na 7 směn

- nebo zadat opravnou SLM s příznakem storno = ano, kódem doby EHK od 20.4 a počet směn ponecháme nevyplněný – nulový. V tomto případě se stornuje celá doba trvání původní SLM.

Příklad 3: Při výpočtu za 2010-04 bylo zaměstnanci omylem zadáno čerpání dovolené s kódem doby ESK od 20.4 na 52,5 hodiny. Běžný výpočet za 2010-04 dopočetl čerpání do 28.4 a celkem 7 směn. Je zapotřebí zrušit / stornovat tu část původně zpracované SLM, která ve skutečnosti neproběhla.

Postupuje se podle zásad uvedených v příkladu 2 s tím, že se zadává počet hodin nečerpané dovolené, případně se nezadají hodiny vůbec a tím je celá původně zadaná dovolená stornovaná

4.2.2 Hodnoty evidovaných položek PV

Při zpětném přepočtu je snaha pracovat s hodnotami evidovaných položek, které byly použity při původním výpočtu. Využívají se k tomu archivované hodnoty pro opravované období. Jedná se o

- tarify a dlouhodobé SLM použité při prvotním běžném výpočtu za opravované období
(lze je zobrazit na sestavě Vst04 za opravované období s volbou včetně tarifů a srážek = Ano),

- hodnoty o PV, které můžete vidět na formuláři Vyp01, záložka Měsíční položky.
Jedná se zejména např. o druh PV, účast na nemocenském a důchodovém pojištění ČR i účast na jednotlivých částech pojištění SR. Hlavně se ale jedná o kalendář, který byl pro PV typu kalendářový v opravovaném období použit. Pro fondové zaměstnance se však kalendář načítá vždy z průběžného stavu

Minimalizují se tak nechtěné rozdíly vznikající z toho, že v průběžné evidenci byla provedena oprava položek a to třeba časově zpětně do opravovaného období.

Hodnoty ostatních položek PV se čerpají z průběžné evidence na formulářích a to pro hodnoty platné pro opravované období.

Může však nastat situace, kdy je zapotřebí provést zpětný přepočet na základě právě platných evidovaných hodnot průběžné evidence. Typickým příkladem je zpětná oprava tarifu na Opv02 do opravovaného období. Pak se nedá využít archivovaných hodnot.

Pro takovouto situaci stačí zadat speciální opravnou SLM s interním algoritmem

IA 5401 Vynucení zpětného přepočtu

se zadáním období vzniku na opravované období. Při zadání této SLM se pro zpětný výpočet za zadané opravované období nepoužijí archivované hodnoty, ale hodnoty z průběžné evidence platné pro opravované období. Jiný vstup není zapotřebí.

Příklad: Při zpracování za 2010-04 byla zaměstnanci zúčtována mzda na základě evidované měsíční tarifní mzdy na Opv02 ve výši 24.000 Kč.
Dodatečně bylo zjištěno, že nebyla včas provedena změna tarifu platná od 1.4.2010 a to navýšení na 25.500 Kč.

Pro nápravu situace je zapotřebí

- opravit průběžnou evidenci na Opv02 a s platností od 1.4.2010 změnit částku na 25.500 Kč,

- iniciovat zpětný přepočet, tj. pro běžné období 2010-05 zadat opravnou SLM s IA 5401 a obdobím vzniku 2010-04.

Tímto zadáním vyvolaný zpětný přepočet použije pro výpočet tarifní mzdy měsíční částku 25.500 Kč, vyhodnotí rozdíl oproti výsledku spočítaném v běžném období 2010-04 a tento rozdíl zahrne do vstupů pro běžný výpočet 2010-05.

Obdobný postup lze provést i pro změnu střediska (PV, tarifů, konkrétní SLM) zpětně provedenou od 1.4.2010 nebo pro ukončení PV, které nebylo zaevidováno.

4.2.3 Kódy doby z externích vstupů

Pokud se opravuje měsíc, který má vstupy evidovány na Vyp01 / Externí vstupy (tj. vstupy z docházkových částí EGJE, schvalování SLM nebo importované externí vstupy), pak je zde rozdíl oproti vstupům pořízeným či importovaným na záložce Vyp01 / Vstupy.

Externí vstupy totiž mají příznak „typ převodu doch / mzdy“, který říká jak naložit s hodnotami evidovanými v těchto vstupech. Toho se využívá při běžném výpočtu mzdy a částečně i při zpětném přepočtu. Hodnota

1 přepočítat doby i částku … vše funguje, jakoby data byla pořízena na záložce Vstupy a probíhá celý výpočet mzdy této SLM,

2 přepočítat pouze částku … do mezd se přenesou hodnoty časových položek, výpočet mzdy je už nepřepočítává a na jejich základě počítá částky. Evidovaný kód doby tak program výpočtu mzdy ignoruje, zpětný přepočet ho však zachovává.

Typ převodu a jeho event. úprava při načítání dat:

Problém je v tom, že hodnoty „typu převodu“, které jsou vidět na formuláři Vyp01 / Ext.vstupy, jsou v určitých případech při výpočtu mzdy upraveny a to podle hodnoty položky „Zdroj vytvoření řádku“. Pro zdroj řádku 9 (schvalování SLM II) se bez ohledu na zaevidovaný typ převodu řádku situace interpretuje jako typ převodu 1 = přepočítat doby i částku !

Typ převodu (event. takto přenastavený) má pak vliv na skutečně načítané položky původních dat při zpětném přepočtu.

Zdroje načítaných položek původních SLM při zpětném přepočtu:

Pro typ převodu = 1 se při zpětném přepočtu načítají hodnoty položek z levé části externích vstupů
Pro typ převodu = 2 se při zpětném přepočtu načítají hodnoty položek z pravé části externích vstupů, pouze pro datum od je jediná položka v levé části a ta se použije i pro typ převodu = 2
Takto načtené hodnoty se pak účastní spárování se zadanými opravnými SLM.

Při zpětném přepočtu se zachovává kód doby bez ohledu na typ převodu.

Zadání opravných SLM, spárování:

Pokud je zapotřebí provádět zpětné přepočty a opravovat tyto externí vstupy, pak je zapotřebí při zadávání opravných SLM všimnout si nejen čísla SLM, kódů doby a částky, ale také hodnoty typu převodu doch / mzdy a zdroje vytvoření řádku.

Principem spárování původně zadané a opravné SLM je podle výše uvedeného shoda čísla SLM, shoda kódů doby, překryv datumů. Při zadání opravných SLM je však třeba respektovat to, jak program při zpětném přepočtu původní externí vstupy načítá.

Např.:

V externích vstupech je evidováno zadání dovolené 20.7.-21.7., a to s kódem doby HSK a typem přenosu 1 a zdrojem řádku 10. V takovém případě se ve mzdách použijí původně zadané hodnoty, tedy hodnoty na Vyp01, zál. Ext.vstupy v levé části

Tato dovolená však ve skutečnosti nebyla čerpána a stornování řešíme pomocí zpětných přepočtů. Pokud do opravných vstupů zadáme storno a nezadáme původní kód doby HSK, tak výpočet mzdy hlásí

VYP078 Opravná SLM nebyla promítnuta do původních dat (asi jiný kód doby [HSK] či chybné datumy 20.7.-21.7.)

Protože mzdy při zpětném přepočtu původní evidovaný kód doby HSK respektují, musí i opravná SLM dovolené být v tomto případě s vyplněným a shodným kódem doby HSK. Pak už stornování proběhne bez problémů.

Externí vstupy s půldny:

Další komplikace při spárování původního externího vstupu a opravné SLM je v případech, kdy jsou původní externí vstupy zadány s půldny (na výše uvedeném obrázku v pravém sloupci). Jsou rozdíly ve zpracování podle event. upraveného typu převodu původní SLM.

Pro „typ převodu“ s hodnotou 1:

Zpracování externích vstupů nepřítomností s půldny je pro typ převodu 1 řešeno rozpadem zadaného externího vstupu na více záznamů a to při načtení tohoto vstupu výpočtem mzdy.

Původní zadaná SLM se rozdělí až na 3 zúčtované vstupy (povinné jsou datumy od-do).

Pokud je první den pouze půlden, pak se na tento den vytvoří kopie zadané SLM a tím, že
- datum od je beze změny na prvním dni původní SLM
- kód doby je změněn na EHK
- směny = 0,5
- je vymazán datum do
Původní SLM se pak změní tak, že se datum od posune o jeden den dále.

Poté pokud je poslední den pouze půlden, pak se na tento den vytvoří kopie zadané SLM a tím, že
- datum od je nastaven na tento poslední den
- kód doby je změněn na EHK
- směny = 0,5
- je vymazán datum do
Původní SLM se pak změní tak, že se datum do posune o jeden den dříve.

Například: Původní SLM dovolené je od 8.8. do 11.8. s kódem doby HSK.

Standardní zpracování takto zadaného vstupu (a tedy i při zpracování zpětného přepočtu) rozdělí vstupní SLM na 3 záznamy:

- Dovolená EHK 8.8., 0,5 směny

- Dovolená HSK 9.8 – 10.8

- Dovolená EHK 11.8., 0,5 směny

Celou tuto dovolenou potřebujeme stornovat pomocí zpětného přepočtu. Musíme zadat opravné SLM:

- Storno dovolené EHK 8.8., 0,5 směny

- Storno dovolené HSK 9.8 – 10.8

- Storno dovolené EHK 11.8., 0,5 směny

Pro „typ převodu“ po vyhodnocení s hodnotou 2:

Zpracování externích vstupů nepřítomností s půldny není pro typ převodu 2 řešeno rozpadem na více záznamů. Při zpětném přepočtu s půldny se tedy postupuje stejně, jako by půldny nebyly zadány. Pokud potřebujeme storno, opravnou SLM zadáme se stejnými hodnotami položek jako původní SLM (a to včetně kódu doby) a přidáme příznak storno = Ano.

Kód doby B – bez dopočtů a alokace:

Zpětný přepočet kontroluje překryvy zadaných dob shodně jako výpočet mzdy. Kontroly se neúčastní SLM s kódem doby obsahující „B – bez dopočtů a alokace“. Je zde proto malý rozdíl mezi vstupy zadanými na Vyp01 / Vstupy s kódem doby B (ty se kontroly neúčastní) a mezi Externími vstupy s typem převodu 2, kde sice kód doby „B“ evidovaný být může, ale ignoruje se a tak se takový vstup kontroly účastní.

5 Průběh zpětného přepočtu

Jak bylo uvedeno výše, program výpočtu mzdy při výpočtu za zaměstnance nejprve zjišťuje, zda jsou ve vstupech zadány opravné SLM, tj. SLM které iniciují zpětný přepočet, tj. zasahují do jiného než běžného období.

Následující výklad opět ilustrujme na běžném období 2010-05 a zpětně počítaném opravném období 2010-04.

Jestliže je při běžném výpočtu [2010-05] indikován zpětný výpočet za opravované období, program výpočtu mezd nejprve počítá mzdy za toto období [2010-04]. Počítá však pouze tzv. časovou a příjmovou bilanci, tj. do brutto bez odvodů, pojištění, daní a srážek.

Pro zpětný přepočet za opravované období se nejprve načtou data [pro 2010-04] v obvyklém rozsahu, jakoby šlo o běžný výpočet. Dochází však k modifikaci některých dat (viz výše):

- pokud není zadána SLM s IA 5401 standardně se načítají archivované položky,

- vstupní SLM jsou modifikovány opravnými SLM a to jako

- doplnění nových vstupních SLM,

- storno původních vstupních SLM.

S takto načtenými a upravenými daty se provede výpočet za opravované období [2010-04] a to až do příjmové bilance. Na jejím konci se porovná právě provedený nový výpočet s původním. Porovnává se podle SLM, datumů, druhu doby a kombinace středisek a zjišťují se rozdíly v hodinách, směnách, dnech a částce. Zjištěné rozdíly se interně generují jako korekční SLM. O jejich vzniku dostáváte zprávu v protokolu měsíčního výpočtu, např.

Korekční SLM jsou běžné SLM s tím, že mají

- období vzniku = opravované období [2010-04],

- období zúčtování = běžné období [2010-05],

- původ vzniku = 88 … zpětný přepočet,

- kódy doby a částky bývají prázdné, neboť vše je dopočteno v rámci zpětného přepočtu,

- významové hodnoty hodiny, směny, dny a částka obsahují zjištěné rozdíly.

Vytvořením korekčních SLM končí zpětný přepočet za opravované období [2010-04].

V případě, že je opravovaných období více, probíhá další zpětný přepočet za další opravované období, až jsou všechna tato období přepočtena. Výsledkem zpětných přepočtů je sada korekčních SLM se zjištěnými rozdíly.

Následně je zahájen výpočet za běžné období. Protože byl proveden zpětný přepočet, tak se k obvyklým způsobem zjištěným vstupním SLM přihrávají korekční SLM ze zpětných přepočtů. Korekční SLM mají speciální původ vzniku = 88, který způsobí že nemají časový vliv na vyhodnocení časové bilance (fond, nepřítomnosti, zůstatek z fondu, …) běžného měsíce.

Zpracování výpočtu běžného výpočtu tak probíhá časovou a příjmovou bilancí bez přímého vlivu korekčních SLM. V následující srážkové bilanci, kde se počítají odvody a srážky jsou však korekční SLM chápány jako běžné SLM a jsou součástí základů pro pojištění, daně, srážky a samozřejmě i úhrnu příjmů pro výpočet dobírky. Tím jsou zaměstnanci zúčtovány – vyplaceny v běžném období.

Na závěr výpočtu mzdy probíhá obvyklá činnost v zápisu určitých úhrnů do měsíčních archivů, např. vyměřovací základ, odpracované dny apod. Zde se odlišně zpracovávají korekční SLM a to podle legislativních zásad uvedených v kapitole 3.

Korekční SLM, které se mají promítat do skutečného období vzniku se nezapisuji do souhrnů běžného období [2010-05; viz Vyp01, zál. Měsíční položky], ale do korekcí za opravované období [2010-04]. V současné době se jedná o:

- započtený příjem a vyloučené doby pro ELDP (viz Poj01, zál. Korekce ELDP),

- vyloučené doby pro DVZ, (viz Poj01, zál. Korekce DVZ)

- čerpání dovolené (viz Dov01, detaily čerpání)

V korekcích je evidováno i období výpočtu, který tyto korekce zapsal [2010-05]. Při zrušení výpočtu jsou takto výpočtem zapsané korekce zrušeny a je tak zabezpečeno, že omylem počítaný zpětný výpočet lze beze zbytku smazat.

5.1 „Vrstvené“ zpětné přepočty

Systém je navržen tak, aby umožnil provádět zpětný přepočet za určitý měsíc v několika různých následujících měsících.

Příklad:

Při zpracování za 2010-04 byla zúčtována dovolená podle zadání za 20.-28.4.2010.

Následná kontrola ukázala, že dovolená byla ve skutečnosti čerpána pouze do 26.4.2010. Při zpracování za 2010-05 byl proto iniciován zpětný přepočet za 2010-04 s tím, že byla stornována dovolená za 27-28.4.2010 a zaměstnanci byla doplacena mzda.

Po dalších dvou měsících však probíhala kontrola a ta zjistila, že zaměstnanec byl od 27.4 nemocen. Při výpočtu za 2010-07 byl proto iniciován další zpětný přepočet za tohoto zaměstnance a to opět na období 2010-04. V rámci zpětného přepočtu

- provádí se zpětný přepočet podle původních vstupů z 2010-04 plus opravných z 2010-05 a z 2010-07

- porovnává se aktuální výpočet z těchto vstupů vůči vypočteným datům při běžném výpočtu za 2010-04 rozšířeným o data vzniklá z korekčních SLM při předchozích zpětných přepočtech (2010-05).

5.2 Rozdělování SLM na přelomu měsíců

Do zavedení systému zpětných přepočtů se automaticky rozdělovala zadaná SLM placení náhrad při nemoci a byla tak zpracována v rámci běžného výpočtu.

Od zavedení zpětných přepočtů je i toto zadání, tj. zpětné zadání placení náhrady při nemoci po dodání podkladů chápáno jako zpětný výpočet.

Pozor však na eventuálně zadávané sankce na přelomu měsíců. Zde je zapotřebí zadat dvě SLM a každou se svými sankcemi, jinak se sankce projeví v obou částech.

5.3 Vliv zpětných výpočtů a časového rozlišení

Od zavedení zpětných přepočtů máme k dispozici řádnou evidenci období vzniku a období zúčtování. V případech kdy dochází ke zpětným přepočtům jsou tyto dvě položky odlišné.

Postupně budou některé sestavy upraveny tak, aby promítaly tuto různost, pokud je to zapotřebí. V prvé fázi tyto odlišností budou respektovány pro tvorbu ELDP od roku 2010.

Rozlišení se však bude týkat pouze malého počtu sestav, které zobrazují data zaměstnance a to detailně podle období (např. čerpání dovolené Dov03).

5.4 Neplatná střediska ze zpětného přepočtu

V průběhu času se některá „střediska“ (= prvky struktur) mění, vznikají či zanikají. Zánik je v EGJE prezentován ukončením platnosti střediska, které se pak již nenabízí.

Časově neplatná střediska často nejsou použitelná pro účetnictví (import do specifického účetnictví nahlásí chybu), a proto je třeba se s nimi vypořádat. V běžném měsíci výpočet mezd hlásí použití neplatného střediska chybovým hlášením VYP066*. Většinou je zapotřebí opravit vstupy a výpočet proběhne s opravenými daty znovu a bez hlášek.

Problémem je vyvolání zpětného přepočtu do měsíce, ve kterém ještě bylo středisko platné, přičemž vzniká korekční SLM s tímto střediskem do běžného měsíce, kdy už je středisko neplatné. Tuto situaci již nelze ošetřit ručním vstupem.

Řešením může být: změnit neplatné středisko na právě platné středisko PV téže struktury, případně použít přesměrování všech neplatných středisek na nějaké sběrné, centrální, neutrální středisko.

Pro automatizované řešení problému neplatného střediska při zpětném přepočtu je možné využít následující nastavení programu:

[a] Adm22 – Konfigurační parametr SJ „Neplatná střediska SLM při zpětném přepočtu nahradit aktuálními“ s možnostmi Ano nebo Ne. Při volbě Ano se zjištěné neplatné středisko SLM, která je výsledkem zpětného přepočtu, změní na středisko téže struktury platné pro PV k poslednímu dni měsíce.
Parametr je použit pro všechny PV správní jednotky s touto konfigurací.

[b] IA 1033 – Náhradní zařazení do struktur. Umožňuje řídit situaci individuálně. Zadáte-li zaměstnanci SLM s IA 1033, pak se přesměrují neplatná střediska pouze pro tento PV. Pokud je SLM s IA 1033 zadána se střediskem struktury, jejíž středisko bylo po zpětném výpočtu vyhodnoceno jako neplatné, použije se středisko zadané v této SLM. Pokud náhradní středisko na SLM s IA 1033 zadáno není, použije se středisko z PV k poslednímu dni měsíce.

Zadaná SLM s IA 1033 má přednost před konfiguračním parametrem.

6 Příklady použití

Zpětně zadaná částka bez vlivu doby

V období 2010-04 byla zúčtována odměna ve výši 11.000 Kč, správná hodnota však měla být 12.000 Kč.

Běžný postup by měl být pouze zadání rozdílu +1.000 Kč při zpracování 2010-05. Tato situace by neměla být řešena zpětným přepočtem, neboť zde není žádná doba, která by měla mít vliv na posuzování např. ELDP a pro ostatní případy se stejně vše započítává do 2010-05.

Opomenutý příplatek za ztížené pracovní prostředí

V období 2010-04 nebyla zadána doba 9 hodin pro práci ve ztíženém pracovním prostředí. Pro interní potřeby je možno zadávat zpětným přepočtem v 2010-05, kdy se sledovaná doba zaeviduje na 2010-04, ale není to obvyklé.

Případné zadání pro zpětný přepočet: SLM s IA 1135, 9 hodin období vzniku = 2010-04

Dodatečně zúčtovaný příplatek za práci přesčas (ve svátek, …)

V období 2016-10 zaměstnanec konal práci přesčas v rozsahu 2 hodin. Se zaměstnavatelem se dohodl, že si za ni vybere náhradní volno, proto mu byla v tomto období vykázána práce přesčas (SLM s IA 1004, 2 hodiny), ale proplacena byla pouze mzda za tento přesčas.

Zaměstnavatel mu však během 3 měsíců dohodnuté náhradní volno za tuto práci přesčas neposkytl. Proto se zaměstnanec rozhodl, že si nechá dodatečně (ve 2017-02) za práci přesčas konanou v 2016-10 zúčtovat příplatek ve výši 25% průměrného výdělku.

Protože zákon nestanoví, zda má být v tomto případě použit průměrný výdělek platný v době práce přesčas nebo v období zúčtování příplatku (přípustné jsou obě varianty!), je v interních směrnicích dáno, že se má použít průměrný výdělek platný v době výkonu práce přesčas (tedy nikoli platný v době zúčtování příplatku).

Zadání v 2017-02 : SLM s IA 1132, 2 hodiny, období vzniku 2016-10.

Pozn.: Obdobně se všemi dodatečně zúčtovávanými příplatky (práce ve svátek, ….) vycházejícími z průměrného výdělku (kód částky 14).

Nezadána dovolená

V období 2010-04 nebyla do běžného zúčtování zadána SLM s IA 0021 (čerpání dovolené) na dobu 20.4 – 28.4. Zaměstnanci namísto toho byla zúčtována mzda.

Zpětný přepočet je iniciován opravnou SLM při výpočtu za 2010-05:
SLM s IA 0021 na 20-28.4.2010

Zpětný výpočet vygeneruje korekční SLM
SLM s IA 0021 za 20-28.4.2010, tj. +52,5 hod +7 směn; ve výši řekněme 5250 Kč

Pokud se jedná o zaměstnance s odchylkovým způsobem vykazování odpracované doby, pak se vygeneruje korekční SLM
SLM s IA 1101 časové mzdy, která byla v 2010-04 vyplacena namísto náhrady
tj. -52,5 hod, -7 směn, - 4690 Kč. POZOR: hodnoty jsou záporné

Běžný výpočet za 2010-05:
            z časového hlediska ignoruje vstupní SLM dovolené 0021
            není-li jiná nepřítomnost, časová mzda je za celý měsíc
            pro odvody se k výsledkům za 2010-05
                       přičítá náhrada za dubnové čerpání dovolené
                       odečítá vracená částka mzdy
            do korekcí čerpání dovolené se zapisuje +7 směn čerpání dovolené za 2010-04
            do korekcí ELDP se zapisuje korekce vyměřovacího základu -4690 za 2010-04.

POZOR: Pro PV, která nejsou odchylková, ale vykazovaná je nutno zadat sražení omylem vyplacené mzdy

Omylem zadaná dovolená

V období 2010-04 byla zaměstnanci Novákovi Josefovi, s osobním číslem 1101.01 zadána dovolená od 20.4. – 28.4. Dovolenou však ve skutečnosti čerpal Novák Pepa s osobním číslem 1011.01. Je zapotřebí toto čerpání stornovat.

Zpětný přepočet je iniciován opravnou SLM při výpočtu za 2010-05
SLM s IA 0021 na 20-28.4.2010, storno = ano

Zpětný výpočet vygeneruje korekční storno SLM
SLM s IA 0021 za 20-28.4.2010, tj. -52,5 hod -7 směn; ve výši řekněme -5250 Kč
(hodnoty jsou záporné)

Pokud se jedná o zaměstnance s odchylkovým způsobem odměňování v časové mzdě, pak se vygeneruje korekční SLM za dobu ve skutečnosti nečerpané dovolené
SLM s IA 1101 52,5 hod, 7 směn, 4690 Kč. POZOR: hodnoty jsou kladné.

Běžný výpočet za 2010-05:
            z časového hlediska ignoruje vstupní SLM dovolené 0021
            není-li jiná nepřítomnost časová mzda je za celý měsíc
            pro odvody se k výsledkům za 2010-05
                       odečítá přičítá náhrada za dubnové čerpání dovolené
                       přičítá doplácená částka mzdy
            do korekcí čerpání dovolené se zapisuje -7 směn čerpání dovolené za 2010-04
            do korekcí ELDP se zapisuje korekce vyměřovacího základu +4690 za 2010-04.

POZOR: Pro PV, která nejsou odchylková, ale vykazovaná je nutno zadat doplatek omylem nevyplacené mzdy.

Přerušení dovolené nemocí

Zaměstnanec čerpal plánovanou dovolenou od 23.4 a tato dovolená pokračovala do května. Po zpracování uzávěrky za 2010-04 se dodatečně zjistilo, že zaměstnanec onemocněl a to potvrzením od lékaře na období od 27.4.

Je nutno zpětným přepočtem ukončit čerpání dovolené k 26.4 a od 27.4 zadat trvání nemoci.

Pro zpětný přepočet se zadává:

SLM s IA 0021 (čerpání dovolené) storno = ano na období 27.4.-30.4

SLM s IA 0051 (trvání nemoci) na období 27.4.-2.5

Pokud již existuje „lístek na peníze“ do 2.5, tak rovněž

SLM s IA 2261 (náhrada za nemoc) na období 27.4 – 2.5

Zpětný výpočet vygeneruje korekční SLM
            SLM s IA 0021 storno za 27-30.4.2010, tj. -30 hod -4 směny; ve výši řekněme -3000 Kč
            SLM s IA 0051 za 27-30.4.2010, tj. 30 hod, 4 směny
            SLM s IA 2261 za 27-30.4.2010, tj. 3 dny neplacené (nižším %) a 1 den placený vyšším%

Běžný výpočet za 2010-05 (zpracovává i část SLM s IA 0051 a 2261 spadajících do 2010-05)
            SLM s IA 0051 za 1-2.5.2010
            SLM s IA 2261 za 1-2.5.2010
            pro odvody se promítá doúčtování nečerpané dovolené v 2010-04 ve výši -3000 Kč
            pro 2010-05 se evidují vyloučené dny za nemoc pro DVZ (4+2) i ELDP (2)
                        pro DVZ rovněž -3000 příjmu za nečerpanou dovolenou
            do korekcí ELDP se evidují za 2010-04 4 vyloučené doby a -3000 příjmu
            do korekcí čerpání dovolená za 2010-04 se evidují -4 směny

Změna tarifní mzdy

Zaměstnanci byla při uzávěrce za 2010-04 zúčtována mzda z evidovaného tarifu ve výši 24.000 Kč.

Dodatečně se zjistilo, že od 10.4.2010 má zaměstnanec zvýšení mzdy na 25.500 Kč. Tato změna je v okamžiku výpočtu za 2010-05 již zaevidována na formuláři Opv02.

Zpětný přepočet je iniciován zadáním speciální
SLM s IA 5401 s obdobím vzniku 2010-04.

Zpětný výpočet provede znovu výpočet časové a příjmové bilance za 2010-04 ale již na základě právě platných tarifů na Opv02, tj. s navýšením od 10.4.2010. Provedená změna může mít vliv i na výpočty SLM čerpajících z hodnoty tarifů, např. % prémie. Výsledkem je sada korekčních SLM se zjištěnými rozdíly
Korekční SLM jsou dále zpracovány již obvyklým způsobem v běžném období 2010-05 a to včetně korekcí započteného příjmu pro ELDP za 2010-04

Změna nákladového střediska

Zaměstnanci byla při uzávěrce za 2010-04 zúčtována mzda na jeho evidované nákladové středisko 0100.

Dodatečně se zjistilo, že od 1.4.2010 byl zaměstnanec přeřazen a veškeré náklady měly být účtovány na nákladové středisko 0200. Tato změna je v okamžiku výpočtu za 2010-05 již zaevidována na formuláři Opv01.

Zpětný přepočet je iniciován zadáním speciální
SLM s IA 5401 s obdobím vzniku 2010-04.

Zpětný výpočet provede znovu výpočet časové a příjmové bilance za 2010-04, ale již na základě právě platného přiřazení PV do struktur na Opv01. Vygenerované korekční SLM obsahují se záporným znaménkem zúčtované SLM z 2010-04 na středisko 0100 a s kladným znaménkem ve stejných hodnotách na středisko 0200.

Korekční SLM jsou dále zpracovány již obvyklým způsobem v běžném období 2010-05 a to včetně následného exportu do účetnictví (- na 0100 a + na 0200) pro 2010-05.

7 Upozornění

Seznam přístupných částí dokumentace je zde.