Uchádzači tvoria v databáze samostatnú dátovú entitu a sú tak oddelení od ostatných osôb sledovaných v personálnej databáze (zamestnanci, používatelia, lekári, školitelia...).

Uchádzač teda môže byť zadaný kópiou z personálnej databázy (interný uchádzač), ručným vstupom alebo zákazníckym importom priamo do databázy.

3 Štandardné riešenie okruhu „Rec“

V nasledujúcej tabuľke je uvedený zoznam objektov zaradených do okruhu Rec. V prvom stĺpci je kód objektu, v druhom označenie druhu objektu (F = formulár, P = proces, S = zostava). Tretí stĺpec popisuje obsah objektu.

Rec01	F	Výberové riadenia
Rec02	F	Import uchádzačov
Rea01	F	Údaje o uchádzačovi
Rea02	F	Korešpondencia uchádzača
Rea03	F	Príjem korešpondencie
Rea04	S	Voľné miesta pre modul uchádzačov
Rea05	S	Uchádzači
Rew01	F	Údaje o uchádzači – s workflow
Rec10	F	Sady predvyplnenia workflow uchádzač

3.1 Rec01 - Výberové riadenia

Záložka Výberové riadenie

zadanie a editácia základných údajov o výberovom riadení
pokiaľ je impulzom pre zadanie výberového riadenia voľné pracovné miesto je dobrým začiatkom zostava Rea04
položka Text inzerátu je myslená iba pre textové jadro inzerátu a je obmedzená dĺžkou 2000 znakov. Pre plné znenie je určená nasledujúca záložka.

Záložka Inzeráty

evidencia inzerátov a ich zadanie jednotlivým personálnym agentúram a iným inzertným miestam. Inzeráty tu sú uložené v html podobe.

Záložka Kandidáti

prehľad doposiaľ evidovaných kandidátov na toto výberové riadenie. Kontextovým volaním je možné si pre uchádzačov otvoriť detailné formuláre Rea01 a Rea02.

Záložka Výberová komisia

obsahuje tabuľku „Členové výberové komisie“ so stĺpcami Meno, Úloha (predseda, člen)

Záložka Hodnotenie

zasedání obsahuje tabuľku „Etapy VK“ so stĺpcami Číslo, Názov, Dátum od do, Čas konania zasadnutia
a jej podriadenú tabuľku „Uchádzači v etape“ so stĺpcami Dočasné osobné číslo uchádzača, Meno a titul, Trvalá adresa, E-mail, Hodnotenie (s hodnotou “nehodnotený”/”postupuje”/”nepostupuje”, Poradie uchádzača (1,… ,n)

Záložka Dokumenty:

obsahuje zoznam dokumentov predpísaných pre dané VK

Záložka Hromadná korešpondencia

Umožňuje evidovať, resp. generovať a odosielať hromadný e-maily uchádzačom prihláseným do výberového konania. Jeden záznam tvorí hromadný e-mail s viacerými príjemcami, ktorý je možné vidieť aj na formulári Rea02. Práca je podobná ako na tomto formulári. Líšia sa výberom príjemcov, ten je riešený cez výberové dialógové okno. Po odoslaní je e-mail rozkopírovaný k jednotlivým uchádzačom tak, aby sa s ním dalo následne pracovať na Rea02, a to vrátane prípadnej prílohy.

3.2 Rea01 - Údaje o uchádzačovi

Záložka Základné údaje

zadanie a editácia základných údajov o uchádzačovi
pričom kľúčové sú údaje Priezvisko, Meno, E-mail pre výberové riadenie
nového uchádzača môžeme zadať buď bez kontroly (štandardné "Nový"), alebo s kontrolou pomocou tlačidla "Nový uchádzač, kontrola v db";
kontrola na základe tých údajov, ktoré používateľ zadá do polí Priezvisko, Meno, Dátum narodenia, Rodné číslo pomocou funkcie "Načítaj" kontroluje osoby v db s rovnakými parametrami
osobu je potom možné do nového výberového konania skopírovať a iba zaktualizovať jej zadané dáta.
interných uchádzačov zadávame výberom z ponuky v položke "Interný uchádzač (osoba)"
dočasné osobné číslo je v réžii organizácie, vlastný systém ho uchováva, ale nepotrebuje
rodné číslo – nie je nutné ho evidovať, má však význam pri prípadnom Prijatí uchádzača (záložka a tlačidlo naňho) - slúži ku kontrole, či už osoba v DB nie je, zabráni sa tak nežiaducej dvojitej evidencii osoby v personálnej databáze
správny oddiel je potrebné vypĺňať vždy, keď prihlásený používateľ, ktorý zadáva či mení dáta na formulári, má obmedzenie na správny oddiel (SO)

Aplikácia si sama stráži vyplnenie tejto položky a ak používateľ má obmedzenie na SO, tak mu neumožní uloženie bez vyplnenia správneho oddielu.

status uchádzača - základný indikátor procesu prijímania uchádzača
hodnoty sú dané číselníkom status_uchaz (Jpc01)
Jedná sa o zmiešaný číselník Elanor/Používateľ (čísla končiace číslicou 5 - 9 sú v správe používateľa)
Procesné spracovanie potom rozlišuje tieto pásma:

3 až 9 - Odmietnutý uchádzač
>=30 - Uchádzač bude prijatý

posledné hodnoty:

dátum nástupu
prijatý uchádzač

sú vyplňované až nakoniec, keď už je rozhodnuté o prijatí uchádzača (posledná záložka tohto formulára)

Záložka Minulá výberové konania

na základe Režime vyhľadávanie systém prehľadáva skôr zadané uchádzača. Účelom je zistiť či tam aktuálne osoba nebola už skôr zaevidovaná. Analogické s funkciou Nový uchádzač

Záložka Interview

na záložke je možné vybrať a zadať osobu, ktorá vykonáva pohovor. Ponúkajú sa tu osoby, ktoré majú v Osb02 / ZPÚ / Vykonáva pohovory hodnotu Áno.
po vyplnení dátumu a času je možné tlačidlom Odoslať požiadavku na Interview odoslať osobe vykonávajúcej pohovor záznam formátu iCalendar, ktorý vie bežný e-mailový klient (IBM Lotus Notes, Microsoft Outlook) interpretovať ako pozvánku a po jej prijatí vykonať zápis do kalendára

Záložka Kontakty

ďalšie kontakty, rozširuje základný kontakt z položky Mail pre výberové riadene o ďalšie e-maily a telefóny

Záložka Adresy

adresy uchádzača členené podľa druhu

Záložka Dokumenty

záložka integruje dokumenty prijaté ako prílohy v e-mailoch a dokumenty pridané k uchádzačovi ručne priamo tu. Primárnym pohľadom je tu dokument.

Tie záznamy, ktoré sú spojené s e-mailom sú prístupné tiež v formulári Rea02.

Záložka Prijatie uchádzača

záložka poskytuje možnosť vyplniť údaje pre správne vygenerovanie osoby do personálnej databázy a jej korektné zaradenie do štruktúr.

Tlačidlo Prijatie uchádzača vykonáva tieto kontroly:

je vyplnený Dátum nástupu?
je Status >= 30?

bez splnenia týchto podmienok nie je proces vôbec zahájený.

Ďalej je kontrolované či už osoba s týmto rodným číslom existuje, resp. či už tento uchádzač nebol prijatý. Pokiaľ áno, nasleduje otázka:

Osoba ... už je v databáze v SO ... Chcete prepísať jej zákl. údaje údajmi uchádzača?

Pokiaľ odpoviete kladne, budú prepísané osobné údaje osoby, PV však generovaný nebude.

Ten je generovaný iba pri zadávaní novej osoby.

Proces teda štandardne zakladá novú osobu, vyplní jej dáta zo záložky Základné údaje, zaradí do štruktúr uvedených na tejto záložke a ďalej osobe predvyplní:

o Kontakty

o Adresy

o Vzdelanie a spôsobilosti (jazyky)

Tlačidlo Prijatie všetkých uchádzačov v zozname vykonáva predchádzajúcu akciu hromadne nad aktuálnym zoznamom uchádzačov.

Použitie tlačidla je pravdepodobné až po vykonaní výberu podľa nejakej položky (typicky napr. Status >=30 a Prijatý uchádzač je nevyplnené).

3.3 Rea02 - Korešpondencia uchádzača

Formulár pracuje nad rovnakou navigačnou osou uchádzačov ako predchádzajúci formulár.

Umožňuje evidovať, resp. generovať a odosielať e-maily uchádzačovi.

Jeden záznam tvorí jeden odoslaný, resp. doručený e-mail, ktorý má vzťah k aktuálnemu uchádzačovi.

Pokiaľ chceme zadať záznam ručne, učiníme tak štandardnou funkciou Nový (resp. kópia).

Ťažiskom je však funkcia "Vytvoriť správu", ktorá:

umožní vybrať html predlohu pre túto správu - je výhodné si na disku vytvoriť a uchovávať niekoľko typických e-mailových predlôh
pripojiť prípadne k tejto správe prílohy
odoslať správu používateľovi na e-mailovú adresu Rea01 / Základné údaje / E-mail pre výberové riadenie a zároveň ju zaevidovať do aktuálnej záložky vrátane obsahu správy a jej popisných údajov.

Pozor! Pre správnu funkciu odosielanie e-mailu musí správca korektne vyplniť záložku Parametre e-mailu formulára Adm21 !

Tlačidlo Zobraziť v Outlooku vytvorí na disku súbor *.eml s prijatou (odoslanou) binárnou podobou správy a rovno tento súbor predloží operačnému systému, aby ho zobrazil v pridruženej aplikácii (typicky Outlook express).

Tlačidlo Uložiť ako... má podobný význam, ale umožní používateľovi vybrať miesto, kam súbor uložiť (napr. v terminálovej prevádzke na lokálny disk).

Záložka Prílohy eviduje prípadné prílohy, ktoré boli v e-maile obsiahnuté. Ide o súbory, ktoré sú tiež vidieť v záložke Dokumenty predchádzajúceho formulára Rea01.

3.4 Rea03 - Príjem korešpondencie

Formulár slúži pre vyberanie e-mailovej schránky určenej pre prevádzku uchádzačov. Ďalej umožní prijatú poštu triediť a zapisovať správy priamo k jednotlivým uchádzačom.

Pozor! Pre správnu funkciu odosielania e-mailu musí správca korektne vyplniť záložku Parametre e-mailu formulára Adm21 !

Tlačidlo Príjem pošty pripojí aplikáciu k e-mail serveru (pomocou protokolu pop3) a vyberie obsah stránky, nahrá ho do tohto formulára - čo e-mail to riadok. Pritom sa rovno pokúša detekovať v e-mailoch prílohy a ukladá ich po jednej do záložky Prílohy.

Tlačidlo Načítaj e-mail zo súboru je ručnou alternatívou. Je však na zváženie, či nie je výhodnejšie externe prijatý e-mail na túto adresu preposielať.

Tlačidlo Pripoj k uchádzačom podľa číselnej značky v Predmete e-mailu rozpoznáva, ktorý uchádzač na e-mail odpovedá a rovno k nemu odpoveď prevedie (do Rea02).

Štandardne teda používateľ napr. jedenkrát denne prevedie Príjem pošty a následne Pripoj k uchádzačom.

Pokiaľ e-mail nebol pripojený k žiadnemu uchádzačovi, je možné ho buď pripojiť ručne (vyplnením položky Uchádzač) alebo je možné ho zmazať.

3.5 Rea04 - Voľné miesta pre modul uchádzačov

Zostava zobrazí zoznam neobsadených pracovných miest vrátane poslednej osoby, ktorá bola na toto miesto zaradená. Je členená podľa výberových riadení.

3.6 Rea05 - Uchádzači

Zostava zobrazí zoznam uchádzačov a ich základné atribúty. Je členená podľa výberových riadení, je možné ju tlačiť za všetky resp. iba jedno výberové riadenie, resp. je tiež možné ju tlačiť za výber uchádzačov (vytvorený nad Rea01 resp. Rea02).

3.7 Rew01 - Údaje o uchádzačovi - s workflow

Riešenie je postavené na používateľskom číselníku (JPC - status_uchaz_wfl).

Tým sa líši od Rea01, ktorý používa fixný číselník (JPC status_uchaz)

Spoločným bodom je výberové konanie Rec01.

Workflow nad uchádzačom je používateľsky nastaviteľné na Adm14

Akcia workflow: 40 - Schvaľovanie uchádzača,

ktoré popisuje niektoré kroky zmien statusu uchádzača.

Pre workflow je dôležitý tiež číselník Rec10 - Sady predvyplnenia workflow uchádzač.

Tu je možné definovať viac ciest pre kroky spracovania uchádzačov, pričom niektoré môžu používať workflow spracovania Adm14 / WFL 40 a iné nie. Tie je možné zadať priamo tu.

Po zadaní nového uchádzača referent na záložke "Komunikácia a WFL" zadáva, podľa ktorej sady bude uchádzač spracovaný.

Vlastný posun z jedného kroku do ďalšieho je realizovaný tlačidlom "Ďalší krok workflow".

Nie každý používateľ má tiež prístupných uchádzačov všetkých statusov. Na profilu používateľa (Adm02 / PZU) je položka "UCHAZ - zoznam statusov - navigácia", ktorá môže obmedziť statusy, s ktorými uchádzača používateľ vidí.

Susedná položka "UCHAZ - zoznam statusov - smie nastaviť" potom umožňuje obmedziť, kedy používateľ smie nastaviť pomocou tlačidlá "Ďalší krok workflow" nasledujúci status.

Súčasťou Rew01 je aj záložka Ďalšie údaje / Uživ. údaje, ktoré položky sú konfigurovateľné štandardným mechanizmom Adm31 / Uchádzač 1.

3.8 Rec10 - Sady predvyplnenia workflow uchádzač

Sady workflow postupov spracovania uchádzača, ktoré sú potom použité vo formulári Rew01 - viď predchádzajúca kapitola.

3.9 Rec02 – Import uchádzačov

Import uchádzačov vo špecifickom XML formáte (popísaný v internej dokumentácii Elanor).

Zadáva sa adresár a z neho sa potom načítajú a spracujú všetky XML súbory, resp. ZIP archívy s XML súbory.

4 Technologické poznámky a postupy pre používateľa

4.1 Pripojenie na e-mail server

Pripojenie na e-mail server je definované vo formulári Adm21 údajmi:

Údaje sú spoločné pre celú aktuálnu databázu EGJE.

Poznámka: Je vhodné, aby e-mailová schránka bola umiestnená na poštovom serveri, ktorý je vybavený antispamovým filtrom a antivírusovou ochranou.

4.2 Mazanie uchádzačov

Dáta o uchádzačoch podliehajú ochrane osobných údajov.

Pri nastavení niektorého zo statusov

3 - Čakanie na návrh platu

4 - Po interview

5 - Uchádzač odmietol

6 - Odmietnutý organizácií

7-9 Používateľské hodnoty

systém pred vypĺňa dátum Rea01 / Základné údaje / Odstrániť do hodnotou, ktorá vychádza z vloženia uchádzača do databázy plus jeden a pol roka (ak už nie je vyplnená inak).

Túto hodnotu môže používateľ zmeniť.

Vlastné mazanie dát uchádzačov potom realizuje správca dát uchádzačov z formulára Adm13 (pozri Adm_uzdoc).

5 Upozornenie

Zoznam prístupných častí dokumentácie je tu.