Obsah dokumentu

Příručka k systému pro práci s dokumenty DMS Univerzity Karlovy

A. DMS – základní pojmy

B. Přihlášení do DMS

C. Prostředí DMS

D. Workflow – Osobní pracovní prostor uživatele

E. Zpracování dokumentu

F. Odesílaní dokumentu přes datovou schránku orgánům veřejné moci

G. Uživatelská podpora

Příručka k systému pro práci s dokumenty DMS Univerzity Karlovy

A. DMS – základní pojmy

DMS (Document Management System) - systém pro práci s dokumenty.

Dokument – soubor v elektronické podobě, vzniklý buď digitalizací (naskenováním) papírového dokumentu nebo uložením původně elektronického dokumentu – souboru, např. došlého prostřednictvím e-mailu nebo doručeném na elektronickém médiu (disketa, CD).

Záznam – skupina předem definovaných popisných položek, sloužící pro bližší specifikaci dokumentu (např. záznam v podacím deníku – obsahuje položky povinné pro vedení podacího deníku). Záznam může být zobrazen buď v seznamovém zobrazení (tzv. Hitlist - každý záznam tvoří jeden řádek výpisu), anebo ve formulářovém zobrazení (tzv. Detail).

Šablona = formulář obsahující popisné položky k dokumentu (např. pro podací deník).

Atribut = položka formuláře

ACL (Access Control List) – řízení přístupových práv k dokumentům a záznamům o dokumentech.

Workflow = pracovní postup – předem definovaný postup, jímž probíhá zpracování dokumentu (daného typu) v organizaci.

Koncovka = koncový bod při zpracování dokumentu podle workflow (dosažením tohoto bodu dokument tzv. "vypadne z workflow" do určené podsložky ve složce Dokumenty).

Vlastník dokumentu = ten, kdo dokument do DMS vložil.

Zkratky:

PD – podací deník

WF - workflow

B. Přihlášení do DMS

Přihlášení do systému DMS se provádí na webové adrese Externí odkaz http://is.cuni.cz/spis/dms/ukdms pomocí údajů z Centrální autentizační služby UK (CAS), tj. použitím Čísla osoby jako jména uživatele a hesla z CAS. Číslo osoby najdete na svém průkazu zaměstnance UK pod fotografií. Pokud průkaz zaměstnance nemáte, vyzvedněte si jej ve Externí odkaz výdejním centru průkazů UK. Máte-li průkaz vystaven, ale neznáte heslo do CAS, můžete si heslo nastavit na stránkách CAS.

Přihlášení

Výchozí složka po přihlášení do DMS jsou Dokumenty, které obsahují již zpracované zprávy (jde tedy o tzv. koncovku, poslední stupeň workflow – viz dále). Nastavení, která složka se uživateli zobrazí po přihlášení do DMS, si může uživatel změnit na záložce Nastavení. Pokud na této záložce uvede jako výchozí složku Workflow, bude se mu po přihlášení do DMS zobrazovat složka obsahující jeho aktuální dokumenty k vyřízení.

Změna nastavení

C. Prostředí DMS

Obrazovka aplikace je rozdělena na tři části:

Horní lišta obsahuje záložky (Dokumenty, Koš, Workflow, E-mail a Nastavení).
V levé části je navigátor – struktura složek, ve kterých se nacházejí dokumenty.
V pravé části v detailu (hitlistu) se zobrazují výsledky akcí navigátoru (např. při výběru složky se v detailu zobrazí seznam dokumentů ve vybrané složce) a je zde možno provádět další akce nad dokumentem (změna vlastností, zrušení dokumentu, kopírování, přemisťování aj.), které jsou objasněny dále v této příručce.
V detailu mohou být složky označeny speciálními symboly nebo , přičemž:
- znamená, že složka má nastavenu notifikaci, neboli že po vložení nového dokumentu do této složky dojde k odeslání informačního e-mailu uživatelům, kteří jsou k tomu určeni,
- dědičnost – nově vkládaný dokument má předem definované vlastnosti (přístupová práva) a připojeny popisné položky (šablonu) - tedy že dokumenty v takové složce jsou všechny stejného typu. Kliknutím na ikonu se zobrazí seznam v tzv. šablonovém zobrazení

1. Zobrazení vlastností dokumentu

V detailu klikněte na ikonku „Docinfo“ „“ a zobrazí se okno vlastností dokumentu.
Kliknutím na příslušnou záložku („Vlastnosti“, „Atributy“, „Přístup“) se můžete přepínat mezi jednotlivými záložkami.
Pozn.: Zobrazená ikona odpovídá typu souboru, který je k dokumentu vložen (např. soubor v MS Wordu).

2. Zobrazení dokumentu a historie

Kliknutím na název dokumentu se otevře okno, které Vám nabídne uložení/otevření vybraného dokumentu.
Kliknutím na datum v kolonce „Změněno“ se zobrazí tzv. „Historie“ záznamu.

D. Workflow – Osobní pracovní prostor uživatele

Workflow znamená „postup práce“ – je to nějaký pohyb dokumentu mezi jednotlivými předem danými místy zpracování dokumentu (uzly). Dokument zpracovává více po sobě následujících uživatelů, až dojde ke konci zpracování (tzv. je poslán do koncovky).

Každý uživatel má v DMS svůj osobní pracovní prostor. Do něj se mu ukládají všechny dokumenty, které má nějakým způsobem zpracovat (u nichž je jedním z řady zpracovatelů). Tyto dokumenty jsou uloženy ve formě záznamu s informacemi o tom, co má uživatel s daným záznamem dělat (ve sloupci Druh činnosti) a datem, do kdy se očekává, že bude dokument zpracován (sloupec Do kdy).

1. Převzetí elektronicky ve workflow

Zkontrolujte, zda je dokument správně zařazen (na správný útvar) – kontrolou papírového dokumentu, kliknutím na zobrazení naskenovaného dokumentu nebo kliknutím na ikonu Docinfo a zobrazením atributů dokumentu v záložce Atributy. Poté zavřete okno.

Workflow

2. Akce +

Akce + znamená, že uživatel souhlasí s přijetím dokumentu a se směrem, kterým dokument putuje. Tímto tlačítkem pošle dokument dalšímu zpracovateli.

Při tom je třeba vybrat ze seznamu „Přesunout do“, kam/komu má být dokument předán.
Vybereme osobu (tzv. řešitele).
Do pole „Poznámka“ vepíšeme poznámku.
Kliknutím na tlačítko „Akce +“ se akce provede.

Akce +

3. Akce –

Akce – znamená, že uživatel nesouhlasí s přijetím dokumentu (dokument je např. určen někomu jinému) nebo se směrem, kterým dokument putuje, a chce dokument odeslat zpět, zpravidla předchozímu zpracovateli.

Při tom je třeba vybrat ze seznamu „Přesunout do“, kam/komu má být dokument předán.
Vybereme osobu (tzv. řešitele).
Do pole „Poznámka“ vepíšeme poznámku (v tomto případě má uživatel povinnost vyplnit poznámku, v níž uvede důvod vrácení dokumentu).
Kliknutím na tlačítko „Akce -“ se akce provede.

Akce -

Poznámka: Poté, co uživatel dokument ve svém pracovním prostoru zpracuje tlačítkem Akce+ nebo Akce-, dokument zmizí z jeho pracovního prostoru (z přehledu dokumentů ke zpracování). Ovšem všechny dokumenty, které prošly workflow daného uživatele, jsou uloženy v záložce Dokumenty.

4. Předání dokumentu/ů jinému uživateli

Když např. jde uživatel na dovolenou, stejně jako při práci s papírovými dokumenty, může, pokud je to třeba, předat dokumenty, které má ve svém pracovním prostoru, jinému uživateli, který ho v jeho nepřítomnosti zastupuje. K tomu slouží tlačítko Předat uživateli.

Klikněte na tlačítko „Předat uživateli“.
Vedle položky „Nový uživatel“ klikneme na tlačítko „Registr uživatelů“.
Z registru zaškrtnutím políčka (vpravo) vybereme uživatele, kterému předáváme dokument.
Potvrdíme tlačítkem „OK“.

E. Zpracování dokumentu

V elektronické podobě je dokument po vyřízení posunut tlačítkem Akce + do tzv. koncovky, kde je archivován. I zde je stále možné dokument prohlížet, případně jej částečně měnit, přičemž se všechny změny zaznamenávají.

Dokument je možno vytisknout a zpracovat podle stávajících pravidel spisové služby používané na fakultě. Dokumenty obdržené prostřednictvím datové schránky UK a odesílané touto schránkou je povinnost evidovat, vyplývá-li tato povinnost ze Spisového a skartačního řádu UK. Evidence těchto dokumentů bude probíhat jako dosud.

Po uzavření spisu je třeba elektronické dokumenty určené k archivaci vytisknout.

F. Odesílaní dokumentu přes datovou schránku orgánům veřejné moci

1. Rychlá odpověď orgánům veřejné moci s jednou přílohou

Zvolíme docinfo „“ pro zobrazení detailu datové zprávy, pro kterou chceme odeslat odpověď.
Použijeme tlačítko „Odpovědět“
V zobrazeném formuláři „Zásilka“ zkontrolujeme a doplníme požadované údaje a zvolíme „Uložit“
Pomocí tlačítka „Procházet“ vybereme dokument, který chceme odeslat.
A odešleme pomocí „Vložit“.
Zobrazí se stránka potvrzující odeslání datové zprávy.

2. Odeslání odpovědi orgánům veřejné moci s více dokumenty

Zvolíme docinfo „“ pro zobrazení detailu datové zprávy, pro kterou chceme odeslat odpověď.
Použijeme tlačítko „Založit adresy“
V adresáři vybereme požadovanou položku či položky a volbu potvrdíme pomocí „Vybrat“.
Zobrazí se stránka potvrzující vložení adresy. Můžeme přidat další adresu nebo se vrátit zpět.
Klepneme na název odpovídané zprávy pro zobrazení obsahu.
Zobrazí se obsah sběrného archu příslušné datové zprávy. Pro vložení našeho dokumentu klikneme na Vložit: "Dokument"
Do připraveného formuláře doplníme název dokumentu, pomocí tlačítka "Procházet" vybereme dokument a potvrdíme tlačítkem "Uložit".

Tento krok opakujeme podle potřeby, abychom vložili všechny odesílané dokumenty.
Pokud máme vloženy všechny dokument/y k odeslání, všechny označíme, z roletkového menu vybereme "Přidat do zásilky" a klikneme na "OK"
Nyní máme možnost přiřadit dokument/y k jedné nebo více zásilkám (adresám). Zaškrtneme všechny příslušné položky a potvrdíme pomocí "Vybrat"
Dokumenty jsou vloženy do jednotlivých zásilek. Obsah je možné prohlédnou klepnutím na "+" nebo naopak schovat klepnutím na "-".

Pokud jsme spokojeni a chceme zprávu odeslat, vybereme z roletkového menu položku "Odeslat do DS" a potvrdíme "Ok"
Zobrazí se stránka potvrzující odeslání datové zprávy.

3. Založení a odeslání nové datové zprávy

Založíme novou položku ve Workflow pomocí tlačítka "WF/Dokument"
V zobrazeném formuláři vyplníme název dokumentu a pomocí tlačítka "Procházet" vybereme dokument k odeslání a potvrdíme "Uložit"
V dalším kroku zvolíme do kterého Workflow přesunout. Zvolíme "[DZ]Název fakulty/součásti UK" a potvrdíme "Přesunout"
Ze seznamu vybereme šablonu "PD Univerzita Karlova" a vybereme pomocí "Přidat"
V zobrazené šabloně vyplníme "Datum doručení" (datum vhození do podacího deníku) a věc pod kterou budeme datovou zprávu odesílat. Potvrdíme pomocí "Uložit"
Pomocí docinfo ikony v sloupci "i" zobrazíme informace o zprávě
Použijeme tlačítko „Založit adresy“
V adresáři vybereme požadovanou položku či položky a volbu potvrdíme pomocí „Vybrat“. (Pokud adresa v adresáři neexistuje, postupujte podle části Vložení nového kontaktu do adresáře)
Zobrazí se stránka potvrzující vložení adresy. Můžeme přidat další adresu nebo se vrátit zpět.
Klepneme na název odpovídané zprávy pro zobrazení obsahu.
Zobrazí se obsah sběrného archu příslušné datové zprávy. Pro vložení našeho dokumentu klikneme na Vložit: "Dokument" (Pokud chceme vložit další dokumenty, je možné postupovat podle části 3)
Pokud máme vloženy všechny dokument/y k odeslání, všechny označíme, z roletkového menu vybereme "Přidat do zásilky" a klikneme na "OK"
Nyní máme možnost přiřadit dokument/y k jedné nebo více zásilkám (adresám). Zaškrtneme všechny příslušné položky a potvrdíme pomocí "Vybrat"
Dokumenty jsou vloženy do jednotlivých zásilek. Obsah je možné prohlédnou klepnutím na "+" nebo naopak schovat klepnutím na "-".

Pokud jsme spokojeni a chceme zprávu odeslat, vybereme z roletkového menu položku "Odeslat do DS" a potvrdíme "Ok"
Zobrazí se stránka potvrzující odeslání datové zprávy.